Siden efteråret 2018 har vi hos ChangePeople været en fast del af Salesforce-implementerings-teamet hos svenske Perstorp med Fluido som IT implementeringspartner. Nu, 2 uger inden vi går live med Sales- og Service Clouden, ser vi tilbage på otte måneders arbejde og et projekt, som vi synes på fineste vis illustrerer, hvilke opgaver change management har til formål at løse og hvilken værdi, det skaber, når change management bliver prioriteret.
Perstorp er en global spiller. Salesforce-projektet har med 1600 medarbejdere og knap 300 Salesforce slutbrugere en størrelse, der kræver en koordineret change managementindsats, for at projektet bliver en god investering i sidste ende. Vores indsatsområder kan overordnet deles op i:
- At modne organisationen ift. at være klar til at tage imod de forandringer, som Salesforce bringer
- At sikre, at organisationen føler et ansvar og forpligtelse ift. at forankre Salesforce
I første omgang var målet at skabe forståelse og motivation for Salesforce. Derfor skulle Salesforce-flaget ikke blot plantes én gang, men gentagne gange i de fremtidige brugers bevidsthed ved hjælp af målrettet og ikke mindst kontinuerlig kommunikation. Vores erfaring viser, at langt de fleste virksomheder er enige om, at forandringskommunikation er en vital del af ethvert udrulningsprojekt. Den svære opgave er at finde tid nok eller sidde tæt nok på projektet til at få det eksekveret.
På Perstorp-projektet har ChangePeople været den eksekverende kraft ift. udformning af artikler, management-film, mails, demoer mv, der blev afsendt til organisationen ca. hver anden uge fra styregruppen og projektledelsen. Målet har været at holde kog i Salesforce-gryden og sikre fortsat motivation samt momentum, mens IT-konfigureringerne fandt sted.
Efter seks måneder foretog vi en måling af forandringsparatheden. Det var en stor sejr, at vores Change Readiness Analyse indikerede, 70% af brugergruppen både forstod, hvorfor Salesforce blev implementeret, og samtidig var yderst motiveret for at påbegynde brugen af systemet. Planen er at gentage målingen 4 uger efter go live.
Udover kommunikationsopgaven, har en anden stor change management-opgave været at forpligte organisationen til en bestemt og ønsket adfærd efter go-live. De nøglepersoner, vi gerne ville forpligte, var primært superbrugerne og deres lokale ledere, da de sammen skal drive forandringen og forankringen lokalt. Ud over grundig træning af superbrugerne i både funktioner og håndtering af modstand, blev der udarbejdet en ansvar- og rollebeskrivelse for ledere og superbrugere. Dernæst blev ledere og superbrugere bedt om at udfylde og underskrive en lokal udrulningsplan for træning af slutbrugerne. Netop denne type involvering munder ud i den ønskede forpligtelse, som skal bære udrulningen. De sidste to tiltag, vi tog for at sætte struktur på udrulningen, var at skitsere en governance-struktur samt udarbejde en seks ugers-adoptionsplan til lederne.
Change Management-arbejdet slutter ikke her. Efter go-live, bliver den primære opgave reinforcement af de aftaler, der er lavet lokalt, at sikre at governance-strukturen bliver fulgt, supportere lokalt ift. evt. modstand og indfange samt dele succeshistorier.
