Vi afholder flere og flere workshops med fokus på at optegne processer. Det kan være dokumentation af nye arbejdsgange eller i forbindelse med IT-projekter, hvor vi arbejder med as-is og to-be. Nogle gange har vi rollen som facilitator, og andre gange har workshoppen mere karakter af at hjælpe kunden med at finde et fælles sprog og format til fremtidig proceskortlægning. Hos Leaseplan Danmark var behovet at finde et fælles processprog for derved bedre at kunne dokumentere ny-implementerede processer.
Hvad har change management med proceskortlægning at gøre? Når der opstår et behov for at kortlægge en proces, så er det typisk i forbindelse med:
- at processen er uklar og vi har behov for at træffe beslutninger og skabe klare retningslinjer om hvordan vi ønsker, at processen skal være i fremtiden
- at vi har foretaget en bevidst ændring i forretningsgangen og vi vil gerne dokumentere disse ændringer. Det giver mulighed for at være mere klar i forandringskommunikationen til organisationen.
- at vi står overfor en systemimplementering og vi vil gerne starte med at tegne de nuværende arbejdsgange og bruge dem som afsæt for at tegne fremtidens arbejdsgange.
I alle 3 eksempler ovenfor er der et ønske om at ændre på en velkendt proces og dermed at forandre hverdagen og arbejdsgangene for kollegaerne. Som Change Managere er det en fordel at kende til både as-is og to-be arbejdsprocesserne, da det her bliver meget tydeligt hvilke fordele og ulemper de nydesignede processer vil have. Som Change Managere bruger vi denne viden i vores kommunikation om forandringen, i forbindelse med træningen og vi bruger den også til at forudse modstand fra medarbejdere og sponsorer.
